Les agents

Chaque agent prend une tâche précise. Votre équipe garde les décisions, l'accompagnement et tout ce qui demande une personne.

Eliora Disponible

Accueil et information des usagers, sur WhatsApp

Répond jour et nuit sur vos services, vos heures, l'admissibilité et les documents à apporter.
Apprend à partir de votre site web et de vos dépliants (PDF, Word), relus chaque semaine.
Inscrit à une activité ou sur une liste d'attente, avec votre validation si vous le souhaitez.
Oriente vers le 211 ou un organisme partenaire quand la demande sort de votre mission.
Passe la main à votre équipe par courriel, superviseur en copie, quand une personne doit répondre.
Répond en français et en anglais. D'autres langues sont prévues pour l'accueil des nouveaux arrivants.

Alex Disponible

Recrutement de bénévoles et d'employés

Répond aux personnes qui veulent donner du temps : missions, horaires, conditions.
Note les disponibilités et les intérêts, puis transmet chaque offre à la coordination.
Rappelle les vérifications à faire quand un poste l'exige, par exemple auprès d'aînés.

Léa Bientôt

Ligne téléphonique

Répond au téléphone pour les aînés et les personnes qui n'utilisent pas WhatsApp.
Donne les mêmes réponses qu'Eliora et transfère l'appel à l'équipe pendant les heures d'ouverture.

Nia Bientôt

Accueil des nouveaux bénévoles

Envoie le guide d'accueil, les règles de sécurité et de confidentialité.
Vérifie la compréhension par quelques questions simples, avant la première présence.

Atlas Bientôt

Quarts et tournées des bénévoles

Confirme les quarts la veille : popote roulante, transport et accompagnement, visites à domicile.
Cherche un remplaçant parmi les bénévoles disponibles quand quelqu'un se désiste.

Orion Bientôt

Reddition de comptes

Prépare chaque mois les statistiques anonymisées : demandes par type, personnes servies, références vers d'autres ressources.
Présente les chiffres sous les rubriques de vos bailleurs de fonds, prêts à reprendre dans une demande de subvention.

Thémis Bientôt

Conformité et gouvernance

Rappelle les échéances : assemblée générale annuelle, déclaration au Registraire des entreprises, politiques à revoir.
Aide à tenir à jour vos obligations au titre de la Loi 25.

Iris Bientôt

Communication et donateurs

Prépare votre infolettre et vos publications à partir de ce qui s'est passé dans le mois.
Remercie les donateurs et relaie vos campagnes de collecte.

Ce qu'aucun agent ne fait. Aucune intervention psychosociale, aucune évaluation, aucune décision d'admissibilité finale sans votre équipe. Les agents ne demandent ni diagnostic, ni situation financière détaillée, ni statut d'immigration.